O papel ainda é um elemento essencial no dia a dia da sua empresa? Pode ser hora de mudar as estratégias utilizadas na rotina dos colaboradores. Ou seja, abandonar o uso do papel e começar a investir em tecnologias que deixem os processos de trabalho mais ágeis e eficientes. Para ajudar nesta decisão, reunimos, abaixo, quatro razões para fazer esta substituição o quanto antes:

4 razões para substituir o papel por meios eletrônicos

1. O papel não pode ser compartilhado instantaneamente

Se você usa o papel para fazer anotações em uma reunião, por exemplo, como vai compartilhar as ideias com outros colaboradores? Fazer cópias das informações para distribuir pela empresa não é a ideia mais recomendada. Primeiro, pelos gastos envolvidos. Segundo, porque é um trabalho desnecessário. Já se você usa um aplicativo no computador ou tablet, pode, facilmente, compartilhar o conteúdo com quantas pessoas quiser em poucos segundos. Além disso, dessa maneira você consegue editar qualquer informação muito mais rapidamente e não corre o risco de não ter a letra compreendida. 

2. Já existem ferramentas online para substituir todos os possíveis usos do papel

Não existe nenhuma função do papel que não possa ser substituída por alguma ferramenta digital. Para marcar compromissos, por exemplo, existem as agendas online que enviam notificações sempre que necessário. O e-mail substitui o uso de cartas, anotações e lembretes. Para as listas de tarefas, existem aplicativos que podem ser baixados no celular. Para compartilhamento de informações, existe a nuvem. A nuvem também substitui os antigos arquivos usados para guardar papéis importantes. Hoje em dia, tudo pode ser digitalizado e guardado de maneira segura, em um espaço online. Além de dispensar o uso de papéis e arquivos, isso também facilita o acesso de informações importantes sempre que necessário.

3. As assinaturas digitais já são uma realidade

Talvez, você esteja pensando: mas e quando o documento precisa ser assinado? Nesse caso, ainda preciso contar com o bom e velho papel, certo? Só se você quiser! Hoje em dia, as assinaturas digitais já permitem a substituição de documentos físicos. O certificado digital e-CPF é um exemplo. É só emitir o certificado para começar a realizar operações online com validade de documento jurídico. Para as empresas, a solução é o e-CNPJ, que é um certificado digital vinculado ao CNPJ da empresa. Nesse caso, o certificado deve ser emitido pelo representante legal da instituição na Receita Federal. 

4. Para contribuir com a sustentabilidade

Não é só a sua empresa que é beneficiada quando os processos que ocorrem diariamente são digitalizados: o planeta também agradece! Diminuir o uso do papel e investir em ferramentas online é uma forma de contribuir com a preservação do planeta. Você sabia que para produzir uma tonelada de papel, é necessário derrubar doze árvores? Não é só isso: cada quilo de papel fabricado corresponde ao gasto de 540 litros de água. Apostar em sistemas digitais é uma ideia que promove a sustentabilidade porque evita estes desperdícios de recursos. 

Ainda está em dúvida se vale a pena dispensar o uso de papel na sua empresa? Comente sua opinião abaixo!