Com o avanço constante da tecnologia, cada vez mais empresas deixam o papel de lado e passam a utilizar ferramentas digitais para a rotina diária. A mudança de suporte, além de tornar as tarefas mais rápidas e eficientes, contribui para a sustentabilidade do negócio. Quem ainda usa o papel faz isso para não perder o registro de dados e informações e para tê-los sempre à mão, porém, hoje em dia aplicativos oferecem a mesma funcionalidade. Veja, a seguir, algumas vantagens de abandonar o uso de papel na rotina diária da sua empresa.
Maior agilidade
O papel possui algumas limitações devido à própria natureza. Alterar uma informação em um material impresso ou manuscrito fica bem mais difícil do que em uma plataforma digital. Da mesma maneira, fazer uma cópia de documento em papel também se torna mais trabalhoso, afinal não basta apenas duplicar a informação, mas também o suporte (e mais uma folha de papel). Por isso, com o uso de ferramentas digitais o ganho de tempo é maior para tarefas da rotina diária de uma empresa. Como você bem deve saber, no mundo dos negócios tempo também é dinheiro.
A tecnologia presente nos aplicativos
Mais um benefício de trocar o papel por plataformas eletrônicas é a facilidade para se trabalhar com informações, da coleta dos dados à apresentação de resultados. Nesse sentido, os aplicativos para smartphones ou tablets se destacam, já que permitem ao usuário mobilidade para realizar atividades em diferentes lugares, que não somente a sede da empresa. Com as ferramentas digitais, é possível processar informações, estabelecer filtros de dados e, o melhor, gerar relatórios de forma automatizada, o que o papel não permite. Se você possui dados em papel, não consegue alterá-los ou fazer buscas por determinado termo, não é mesmo? Num mundo em que cada vez mais informação é valor, demorar para encontrá-la pode custar caro para uma organização.
Diferencial competitivo
Quando a empresa utiliza a tecnologia para a rotina diária, consegue atender às demandas de modo mais ágil. Por exemplo, é possível fazer pedidos dos clientes mais depressa e, com isso, diminuir o tempo de entrega. Além disso, com ferramentas digitais é possível ter um controle mais efetivo sobre diversos processos de uma empresa. Dessa forma, o gestor pode tomar decisões mais precisas e se antecipar a algumas situações. No caso do aumento de pedidos, pode fazer alocação de matérias-primas e mão de obra conforme as necessidades. Com isso, a empresa ganha vantagens competitivas no mercado em que atua.
Comunicação automatizada
Passou o tempo em que era comum ver memorandos e aparelhos de fax nas empresas. O uso da tecnologia permitiu que as organizações possuam sistemas de comunicação em tempo real, que integrem diferentes setores. Por exemplo, é possível acompanhar o status de uma tarefa que passa por vários departamentos de uma empresa. Com isso, um funcionário pode fazer o repasse da atividade para um colega de forma automatizada e com muito mais rapidez do que se fizesse por meio de material impresso. No fim das contas, a produtividade da empresa é que ganha com a adoção da tecnologia na rotina diária.
Compromisso com a sustentabilidade
Mais um benefício de substituir o uso do papel pela ferramentas digitais é a contribuição para a preservação do meio ambiente, afinal, uma quantidade imensa de árvores é destinada para a produção de papel. Isso sem contar que grande parte das folhas é descartada após ser usada. Logo, a utilização da tecnologia pela empresa se traduz em investimento na sustentabilidade. Vale lembrar que, hoje em dia, a preocupação com o meio ambiente torna-se diferencial para empresas na captação de recursos e até mesmo como elemento que aumenta a percepção positiva do público acerca da empresa.
Como você pôde notar, fazer a rotina diária ainda com papel pode significar perda de tempo para um empreendimento e, consequentemente, perda de competitividade no mercado. Lançar mão das facilidades que a tecnologia proporciona coloca a empresa em sintonia com as boas práticas de gestão, traz resultados positivos imediatos de produtividade e ainda ajuda a contribuir com a sustentabilidade do planeta.
