Você já sentiu que a sua empresa poderia estar rendendo muito mais? Que seus colaboradores estão sendo subaproveitados e que há um certo ar de desorganização apesar de você não ter a clara noção de como o problema poderia ser resolvido? Já sentiu falta de ferramentas que agilizassem os processos e a comunicação entre seus funcionários? Não se preocupe, você está longe de ser o único a sofrer com esses fenômenos que, na realidade, são resultado de abraçar muitas oportunidades mas não delegar tarefas ou definir rotinas de trabalho. A solução está justamente na correta descrição dos processos, otimizando a gestão empresarial. Mas como fazer isso?

Compreender o conceito de processo é fundamental

Antes de mais nada, é preciso compreender bem a definição de processo, ou seja uma série de passos sequenciais adotados para produzir o resultado desejável. Hoje, na prática não há uma grande empresa ou franquias que vivam sem ele, que na verdade é uma ferramenta bastante eficaz também para o crescimento dos pequenos empreendedores, principalmente na hora de pensar em seus modelos de negócio e estratégias. Nas startups eles entram em cena na hora da execução, em busca da escala, após as fases de aprendizagem.

Ou seja, os processos são essenciais para a boa utilização dos recursos de forma a gerar valor para o cliente. Eles são executados, de forma contínua, pelas pessoas que integram a força de trabalho da empresa, e devem agregar valor a cada etapa, menor na entrada e maior na saída, de forma que chegue ao produto final com o máximo de aproveitamento.

Mapeamento é a palavra-chave

Bem, agora já deu para perceber porque ter processos perfeitamente organizados é tão importante para a boa saúde empresarial – mas como conseguir isso, na prática, é bastante diferente. Afinal, é preciso ter o controle de cada etapa do processo, perfeitamente organizada, para que a estrutura inteira funcione de modo satisfatório. Para isso é preciso instalar um mapeamento, uma forma de organizar todos os passos-chave que fazem a empresa funcionar.

O interessante é que o mapeamento vai muito além de uma técnica para saber como determinada unidade está operando: quando bem feito ele se torna um exercício de compreensão e documentação, abrindo todo um leque de oportunidades e crescimento com a descoberta de novos insights.

Estes, por sua vez, permitem tanto o amadurecimento quanto a evolução do negócio através da análise dos pontos problemáticos, facilitando a busca de soluções e melhorias. É através dele, portanto, que toda a rotina de trabalho deve ser elaborada, delegando tarefas de forma a reduzir custos e tempo de execução, potencializando a produção.

Para mapear, é preciso definir o processo

O que parece óbvio, em muitas empresas é uma tarefa difícil de ser realizada, simplesmente porque nelas a falta de rotina é tão acentuada que não se consegue compreender o início e o fim dos processos (ou limites), nem suas entradas (insumos) e saídas (resultados). Como resultado, o rendimento da empresa cai, ela perde lugar para a concorrência.

Para reorganizar toda a estrutura é preciso fazer um verdadeiro check-list, começando pela definição de cada etapa, definindo entradas, saídas, metas, métricas, problemas e riscos, por exemplo. O segundo passo é a definição da justificativa, do porque ele existe, do local onde é planejado, executado e avaliado, do tempo em que é executado e planejado, passando pelas responsabilidades (quem executa, quem planeja, quem é o cliente e quem gerencia) e métodos (como e quanto é planejado, executado e está seu desempenho).

Ferramentas guiam e agilizam o mapeamento

Com todas estas informações obtidas, é a vez de produzir o mapeamento, que pode obedecer a níveis de detalhamento que devem ser definidos de acordo com a necessidade do gestor. Para isso, as ferramentas de mapeamento podem contar com tabelas customizáveis de identificação e priorização dos problemas, análise dos problemas e suas causas, definição dos processos chave, mapeamento e gestão dos processos.

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