Organizar e controlar os procedimentos da empresa, bem como suas movimentações financeiras é uma tarefa extremamente importante para os negócios e, muitas vezes, também desafiadora para muitos gestores. As famosas planilhas em Excel fazem um papel importante neste processo todo e são bastante comuns na realidade das empresas. De fato, são ferramentas muito úteis por facilitarem o controle da empresa.

No entanto, o Excel, ainda que seja uma excelente ferramenta, requer, por exemplo, inserção/alimentação manual de dados (mesmo que esteja programada para fazer operações automáticas com eles) e determinado conhecimento de suas possibilidades para que se possa extrair o máximo proveito. Isto não só pode tomar mais tempo como também complicar um pouco a rotina de quem não entende muito bem seu funcionamento.

A maioria das companhias utiliza Excel para controles internos e relatórios, por exemplo, mas muitas vezes são criadas planilhas que transformam processos simples em burocráticos ou fazem uma tarefa ou interpretação de dados parecer mais difícil do que realmente é.

Neste post, vamos abordar de forma breve 3 maneiras para que você substitua planilhas em Excel na sua empresa sempre que achar mais conveniente ou vantajoso! Aproveite para conhecê-las!

1 - Pense em reformular seu sistema de gestão

É importante fazer isto pensando em integração. Ao invés de ficar somente com as planilhas em Excel, pense em contratar um software especializado, como falaremos adiante.

O que tornará possível o abandono de planilhas e a automatização de boa parte das tarefas, de maneira mais confiável, é justamente operar em um ambiente integrado: por exemplo, ao invés de criar uma planilha para cada coisa, unificar e centralizar as informações de negócio (quer sejam relativas a financeiro, comercial, jurídico, entre outras) em um único sistema, que agilize consultas, cruze informações e gere relatórios gerenciais altamente ajudadores na tomada de decisões.

2 - Conte com a ajuda de um software facilitador

Para a maioria das necessidades que uma planilha de Excel é procurada, já existe um software sob demanda que pode tornar a relação custo x benefício, inclusive, muito mais atrativa. Softwares como Serviço costumam levar agilidade e eficiência ás empresas, facilitando a forma como elas conduzem seus trabalhos.

Além disto, a utilização de ferramentas para Gestão de projetos também pode contribuir grandemente para maior nível de organização e controle em todas as etapas produtivas da companhia.

3 – Instrua sua equipe para entender e operar a nova ferramenta

Aqui entra uma mudança positiva de cultura na organização. A ideia é que os colaboradores nunca vejam uma ferramenta de apoio como empecilho ou algo que irá requerer transformações drásticas na rotina de trabalho ou importuná-los com novos costumes de alguma forma. Eles precisam enxergar o verdadeiro valor que um software de auxílio à gestão pode trazer, ou seja, percebê-lo como aliado e não como substituto de tarefas humanas ou “algo a mais para mexer no dia a dia já agitado de trabalho”.

Por isso é importante trabalhar a comunicação com eles e fazer esta gestão de mudanças.

Quando os usuários romperem possíveis barreiras de aceitação ou receio e se acostumarem a usar facilmente (o que pode ser apoiado de início por uma boa empresa especializada), compreenderão que na verdade um software pode agilizar a rotina e torná-la mais leve, disponível para tarefas que nem sempre dependem somente do sistema que já conheciam – o Excel, por exemplo.  Com isso, eles também aprenderão a usar os dados administrados nesta nova plataforma em prol dos negócios e das vendas.

Integrando a nova solução a sistemas de gestão de relacionamento com consumidores, que permitam visualizar histórico de interação, negociações e atendimentos anteriores, as equipes conseguem trabalhar melhor o funil de vendas, utilizando dados de forma estratégica para se relacionar com o mercado.

E então, está pronto para migrar suas planilhas em Excel para um ambiente mais otimizado? Tem alguma dúvida? Nos deixe um comentário que teremos o maior prazer em responder rapidamente!